Відділ документального забезпечення ГУНП у Львівській області (далі - ВДЗ ГУНП ) є окремим структурним підрозділом апарату Головного управління НП у Львівській області, підпорядкованим безпосередньо начальникові Головного управління, який організовує і контролює діяльність цього підрозділу. ВДЗ ГУНП виконує функції головного органу в системі ГУНП з організаційно-методичних питань забезпечення документообігу, а також здійснює координацію та контроль діяльності всіх підпорядкованих органів і підрозділів у забезпеченні ведення документообігу. За своїм статусом і умовами оплати праці ВДЗ ГУНП належить до категорії основних підрозділів ГУНП.

1. Розробка і реалізація заходів, спрямованих на забезпечення, координацію та контроль діяльності всіх підпорядкованих органів і підрозділів у забезпеченні ведення документообігу та діловодства, роботи із зверненнями громадян, стану особистого прийому громадян, робота із інформаційними та адвокатськими запитами в органах і підрозділах ГУНП у Львівській області, здійснення контролю за станом їх виконання.

2. Нормативно-методичне забезпечення діяльності підрозділів документального забезпечення органів і підрозділів Головного управління НП у Львівській області, організаційно-методичне керівництво ними.

3. Ведення діловодства, у тому числі з документами, котрі містять інформацію для службового користування, що є власністю НП України.

4. Приймання та реєстрація інформації, котра надходить до Головного управління. При отриманні інформації про корупційні та інші протиправні дії із сторони посадових осіб поліції, а також порушення ними прав та законних інтересів громадян, забезпечує її передачу черговим працівникам ВІОС УКЗ ГУНП та ЛУ ДВБ НП України.

5. Попередній розгляд та доповідь керівництву ГУНП у Львівській області адресованих йому запитів і звернень народних депутатів України, запитів на інформацію, пропозицій, заяв і скарг громадян, працівників органів внутрішніх справ та членів їх сімей (далі - звернення громадян),  направлення листів громадян, які не потребують доповіді, керівництву ГУНП, структурним підрозділам апарату Головного управління і територіальними відділами та відділеннями поліції для виконання, організація особистого прийому в органах і підрозділах ГУНП.

6. Забезпечення невідкладного особистого прийому у приймальні Головного управління народних депутатів України, а також прийому депутатів місцевих рад із питань, що належать до компетенції ГУНП.

7. Здійснення контролю за дотриманням структурними підрозділами апарату Головного управління, органами і підрозділами ГУНП установленого порядку ведення діловодства в тому числі з обмеженим грифом доступу, розгляду заяв, пропозицій, скарг та організації особистого прийому громадян, розгляду запитів і звернень народних депутатів України, розгляду та виконання запитів на інформацію та адвокатських запитів.

8. Строків:

   • підготовки до вищих органів державної влади і управління,  а також інформації щодо документів, узятих на контроль, та іншої інформації, передбаченої нормативно-правовими актами Національної поліції;

   • підготовки відповідей до міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, організацій та установ на їх запити та листи, котрі взято на контроль;

   • розгляду запитів і звернень народних депутатів, узятих на контроль подань, приписів, вказівок і протестів прокуратури, інформаційних та адвокатських запитів, листів і скарг громадян та підготовки відповідей на них;

   • виконання вказівок керівництва НП України та заходів, визначених наказами, дорученнями НП України, якщо контроль за їх виконанням покладено на сектор;

   • установленого порядку організації роботи підрозділів документального забезпечення.

9. Розробка і реалізація заходів, спрямованих на удосконалення ведення діловодства, роботи з листами громадян, запитами і зверненнями народних депутатів України, організації прийому громадян посадовими особами органів внутрішніх справ, а також на посилення роботи із інформацією, яка має обмежений гриф доступу, упровадження в роботу позитивного досвіду, новітніх технологій. Надання практичної і методичної допомоги з цих питань підпорядкованим підрозділам.

1. Реалізація державної політики в питаннях додержання  та ведення обліку усіх документів, які надходять до Головного управління із НП України, Секретаріату Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, підприємств і організацій усіх форм власності, прийом та реєстрація запитів на інформацію, від депутатів усіх рівнів, громадян, підготовка проектів резолюцій до них, доповідь керівництву Головного управління і доведення їх до відома виконавців.

2. Облік наказів та доручень, виданих керівництвом Головного управління, організація їх тиражування, видача їх структурним підрозділам Головного управління та надсилання до територіальних органів поліції за списками.

3. Направлення за призначенням документів структурним підрозділам апарату Головного управління, а також органам і підрозділам ГУНП для виконання вказівок керівництва НП України та ГУНП у Львівській області.

4. Попередній розгляд та доповідь керівництву ГУНП у Львівській області адресованих йому запитів і звернень народних депутатів
   України, пропозицій, заяв і скарг громадян (далі - звернення громадян), направлення листів громадян, які не потребують доповіді, керівництву ГУНП, структурним підрозділам апарату Головного управління і територіальним відділам та відділенням для виконання.

5. Здійснення прийому громадян, які звертаються до приймальні
   ГУНП у Львівській області, організація їх прийому керівництвом.

6. Перевірка організації і стану простого діловодства та з обмеженим грифом доступу, роботи з листами громадян, їх особистого прийому, розгляду запитів і звернень народних депутатів України, запитів на інформацію у структурних підрозділах апарату Головного управління, територіальних підрозділах Львівської області та надання останнім необхідної практичної допомоги з цих питань.

7. Узагальнення даних документообігу та їх аналіз, розробка і здійснення заходів, спрямованих на удосконалення методів ведення діловодства, розгляду письмових і усних звернень громадян, запитів і звернень народних депутатів України, а також на зменшення внутрішньовідомчого листування.

8. За дорученням начальника Головного управління організація і проведення службових розслідувань за фактами втрати документів з обмеженим грифом доступу, а також інших порушень вимог законодавства у сфері організацій діловодства в системі Національної поліції України. Ведення обліку цих фактів та їх аналіз.

9. Контроль за дотриманням установленого порядку доступу працівників до відомостей, що становлять службову інформацію.

10. Розробка і реалізація заходів щодо покращення стилю, методів роботи підрозділів документального забезпечення структурних підрозділів апарату Головного управління і територіальних підрозділів, узагальнення і поширення позитивного досвіду, здійснення заходів з метою впровадження у практичну діяльність новітніх технологій.

11. Участь у підготовці акта приймання-передачі справ при зміні начальника Головного управління у частині, що стосується документального забезпечення.

12. Організація, спільно із зацікавленими структурними підрозділами апарату Головного управління, підвищення кваліфікації працівників документального забезпечення.

13. Розробка тематичних планів та проведення навчання працівників підрозділів Головного управління, діяльність яких пов'язана з організацією діловодства, проведення їх інструктажів. Здійснення перевірки знань вимог нормативних документів з питань організації діловодства зазначеними працівниками.

14. Редагування документів, котрі подаються на підпис керівництву Головного управління і адресовані до НП України, народним депутатам України, керівникам вищих органів судової влади, центральних органів виконавчої влади, Генеральної прокуратури України, Служби безпеки України, а також нормативно-правових та розпорядчих документів ГУНП у Львівській області.

15. Ведення обліку документів, котрі накопичуються у процесі діяльності сектору.

16. Визначення основних напрямків діяльності підрозділів документального забезпечення, в органах і підрозділах ГУНП у Львівській області та ефективних методів і засобів організації їх роботи.

17. Здійснення перевірок щодо знання та виконання особовим складом цих підрозділів законодавчих і нормативно-правових актів України, наказів, доручень, рішень колегії та нарад керівництва НП України, а також власних рішень з питань їх діяльності.

18. Унесення керівництву Головного управління пропозицій з питань удосконалення організаційно-штатної структури відділу та підрозділів документального забезпечення.

19. Засвідчення копій документів, підписаних керівництвом ГУНП, які надсилаються за запитами судів, прокуратури та інших державних органів.

 © Головне управління Національної поліції у Львівській області: https://lv2.npu.gov.ua/about/struktura/struktura/viddil-dokumentalnogo-zabezpechennya.html